Ja uzņēmums nepārtraukti pārsniedz savu pārdošanas apjomu un izmaksu prognozi, tas nozīmē, ka uzņēmums tiek labi vadīts.
Nepareizi. Ja reālie pārdošanas apjomi nemitīgi ir lielāki, nekā budžetā paredzēts, un reālās izmaksas vienmēr mazākas, tas nozīmē, ka budžetā norādītais ir pārāk viegli īstenojams. Uzņēmums ir kļuvis slinks. Tā mērķi ir pārlieku viegli sasniedzami, un darbiniekiem trūkst izaicinājuma. Tas ir uzņēmums, kurš ir ceļā uz nepatikšanām. Kad uzņēmuma darbinieki kļūst slinki, nākamā krīze – un kāda nākamā krīze ir vienmēr – var viņus pārsteigt pilnīgi nesagatavotus un pārāk bezrūpīgus, lai spētu atklāt problēmas saknes cēloņus un veikt pārmaiņas. Viņi vienkārši pazemina ekspektācijas. Vēl ļaunāk ir tas, ka arī uzņēmuma vadītāji var krīzi ignorēt, atsakoties to atzīt. Iespējams, viņi vienkārši prātos: “Vai tad mēs nepārtraukti neesam pārsnieguši prognozēto? Šī problēma ir vienkārši anomālija. Uzņēmumam viss ir kārtībā.”
Problēmu vēl vairāk saasina atlīdzības sistēma, kas balstīta uz to, kā darbinieki izpilda savus budžetus. Lai būtu droši, ka mērķus izpildīs ar uzviju, viņi cīnās, lai noteiktu tos pēc iespējas zemākus. Lai no izvairītos šādas problēmas, moderni ir salīdzināt sava uzņēmuma sniegumu ar attiecīgās industrijas veiksmīgajiem uzņēmumiem.
Vai tas motivēs jūsu dēlu vai meitu, ja pa visu māju izlīmēsiet viņu klases labākā skolēna atzīmes? Vai patiešām sagaidāt, ka viņi tad sāks pelnīt tādas pašas vai vēl labākas atzīmes? Ir vecāki, kuri tā ir rīkojušies, taču ko tas nodara mūsu bērnu pašapziņai? Kāpēc neapsēsties kopā ar atvasēm, lai izvērtētu viņu sniegumu un izvirzītu mērķus, kas atspoguļo bērniem iespējamo labāko rezultātu? Labāk lai mani bērni saņem zemu atzīmi, cenšoties darīt visu, kas viņu spēkos, nekā ar mānīšanos tiek pie augstāka vērtējuma. Daudzos uzņēmumos darbinieki mānās vai atsakās uzņemties atbildību par izdarīto, lai tikai sasniegtu izvirzītos mērķus.
Veidojiet budžetus plānošanas procesā. Kā teicis Dvaits D. Eizenhauers: “Plāni ir bezjēdzīgi; bet plānošana – zelta vērta.” Būtisks ir nevis pats budžets, bet budžeta veidošanas process. Šis process liek mums vaicāt, kā varam sasniegt visvairāk un kādā veidā vajadzētu ķerties pie veicamā darba. Kad sasniegtie rezultāti ir vai nu pārāk mazi, vai pārsniedz mūsu cerības, šīs novirzes no budžeta vajadzētu uzskatīt nevis par izdevību nokārt degunu vai priekā aplaudēt, bet par izdevību analizēt mūsu spēju novērtējumu.
Kā uzņēmums nonāk stāvoklī, kurā regulāri pārsniedz savus mērķus? Tas ir vienkārši. Jo vecāks kļūst uzņēmums – īpaši tāds, kas visu laiku ir bijis pelnošs, – jo vairāk tā vadītājiem tiek atlīdzināts par to, ka ir paredzami. Tas, kā tev veicas, ir daudz svarīgāks par to, ko esi paveicis. Ja kāds pārsniedz mērķi, latiņa ceļas. Tāpēc izpildvadītāji, plānojot budžetus, izveido rezerves, par kurām zina tikai viņi. Šādas rezerves kopumā samazina uzņēmuma manevrētspēju. Tādējādi organizācijā tiek iedibināti iekšēji maldi un iesētas neuzticēšanās sēklas visā sistēmā.
Kā radusies tāda pieķeršanās budžetiem? Uzņēmumiem zīdaiņa vecumā budžeti ir reti. Ja ir, tad reālie dati ļoti atšķiras no paredzētajiem. Tad sākas “aiziet, aiziet!” fāze, kad budžeti parasti ir novēloti un atšķirība starp reālo izpildi un prognozēto budžetu vienmēr ir augsta. Uzņēmums nepārprotami netiek kontrolēts. “Aiziet, aiziet!” uzņēmumi bieži vien iztērē lielas naudas summas par projektiem, kas nekad pat nav tikuši iebudžetēti. Budžeta disciplīnas trūkums turpinās, līdz uzņēmums nonāk nepatikšanās. Tas notiek pusaudža gados – tik paredzami, it kā būtu ieplānots notikums kāda kalendārā. Organizācija uzspiež pa bremzēm līdz grīdai, joņojošo transportlīdzekli strauji apstādinot. Tagad uzņēmums stingri ievieš budžeta ierobežojumus. Tas soda pārkāpējus un ievieš atlīdzību, lai veicinātu prognozējamību. Uzņēmēji sūdzas, cīnās, iesniedz atlūgumus un vaimanā. Cieš elastīgums.
Uzņēmumā, kurš bauda veselīgu pusaudzību, ir kontroles mehānismi, kas neapstādina transportlīdzekli, tikai vienkārši neļauj tam ieskriet sienā. Ja kontrole ir patoloģiski cieša, uzņēmums nonāk strupceļā līdzīgi kā Plug&Play piemērā šīs nodaļas ievadā.
Kad budžets uzlabojumus stimulē tieši tikpat lielā mērā kā kontroli, tad uzņēmums atrodas Uzplaukumā.
P.S. Šis raksts ir fragments no Dr.I.K.Adizesa grāmatas “The Pursuit of Prime” (lat. “Tiecoties pēc Uzplaukuma”), kas drīzumā gaidāma arī latviski
